Kaupunginhallitus, kokous 16.5.2023

Perustelut

Hallintosäännön (§ 26) mukaan konsernijaosto ohjaa ja valvoo omistajana, että:

• tytäryhteisöt toimivat kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden mukaisesti.
• Valvoo, että tytäryhteisöjen toimintapolitiikat ovat kaupungin päämäärien mukaisia.
• Seuraa ja arvioi tytäryhteisöjen hallitustyöskentelyn edellyttämää asiantuntemusta, toimialatuntemusta, kokemusta sekä riippumattomuutta.

Konsernijaosto voi tehdä esityksiä kaupunginhallitukselle omistajapoliittisista linjauksista ja konserniohjauksen periaatteista.

Kuntalain 14 §:n mukaan valtuusto päättää omistajaohjauksen periaatteista ja konserniohjeesta. Konserniohje on omistajaohjauksen keskeinen väline.

Kaupungin konserniohjeella luodaan puitteet omistajaohjaukselle kaupungin tavoitteiden mukaisesti. Konserniohjeen tarkoituksena on yhdenmukaistaa ohjauksen menettelytapoja ja tehostaa kaupunkikonsernin johtamisen edellytyksiä siten, että kaupunkikonsernia ja kaupungin muuta toimintaa voidaan johtaa kokonaisuutena yhtenäisin periaattein ja kaupunkikonsernin kokonaisetu huomioon ottaen. Konserniohje täydentää liikelaitoksille ja tytäryhteisöille niiden perustamisvaiheessa ja yhtiöjärjestyksessä asetettuja kunnan toimintaan liittyviä tavoitteita, joten niistä poikkeamiseen tai noudattamatta jättämiseen tytäryhteisön johdon on esitettävä perusteltu syy. Konserniohjeen tavoitteena on kaupunkikonserniin kuuluvien yhteisöjen toiminnan läpinäkyvyyden lisääminen, kaupungin yhteisöistä saaman tiedon laadun parantaminen ja tiedonkulun tehostaminen.

Kajaanin kaupungin konserniohje on hyväksytty valtuustossa 25.9.2017 § 66. Liitteenä konserniohje.

Perustelut

Kajaanin kaupungin konsernijaosto on pyytänyt tarkastuslautakunnalta lausuntoa konserniohjeluonnoksesta 27.3.2023. Voimassa oleva konserniohje ja konserniohjeluonnos on jaettu lautakunnan jäsenille oheisliitteenä. 

Pyydettynä lausuntona tarkastuslautakunta esittää seuraavaa:

Valtuusto asettaa tarkastuslautakunnan hallinnon ja talouden tarkastuksen sekä arvioinnin järjestämistä varten. Tarkastuslautakunnan tehtävistä on säädetty kuntalain 121 §:ssä seuraavasti:

1) valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat;

2) arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla;

3) arvioida talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman riittävyyttä, jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää;

4) huolehtia kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta;

5) valvoa 84 §:ssä säädetyn sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuustolle tiedoksi;

6) valmistella kunnanhallitukselle esitys tehtäviään koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi sekä arvioinnin ja tarkastuksen talousarvioksi.

Edelleen kuntalain 121 §:ssä on säädetty seuraavaa: 

"Tarkastuslautakunta laatii arviointisuunnitelman ja antaa valtuustolle kultakin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset. Arviointikertomus käsitellään valtuustossa tilinpäätöksen yhteydessä. Lautakunta voi antaa valtuustolle muitakin tarpeellisena pitämiään selvityksiä arvioinnin tuloksista."

Tarkastuslautakunnan tehtävänä ei ole suunnitella konserniyhtiöiden tarkastusta. Hallituksen esityksen eduskunnalle (HE 268/2014 vp) mukaan tarkastuksen järjestämistä koskeviin tehtäviin sisältyy muun muassa tilintarkastajan valintaa koskevan tarjouskilpailun järjestäminen ja ehdotuksen teko valtuustolle sekä tilintarkastussopimuksen noudattamisen valvonta.

Tarkastuksen järjestämistä koskeviin tehtäviin kuuluu myös kuntakonsernin tarkastuksen yhteensovittaminen. Yhteensovittaminen tarkoittaa hallituksen esityksen mukaan esimerkiksi kuntakonsernin tilintarkastuspalveluiden kilpailuttamisen järjestämistä, eli muun muassa tarjouspyynnön ja tarjousvertailun valmistelua ja tilintarkastajaehdokkaiden nimeämistä konserniyhteisöihin. Tilintarkastajan valinnasta päättää kuitenkin tytäryhteisön toimielin, esimerkiksi osakeyhtiössä yhtiökokous. Edellä mainitun hallituksen esityksen mukaan tarkastuksen yhteensovittaminen voisi myös tarkoittaa kuntakonsernin tarkastuksen järjestämistä koskevien linjausten valmistelua valtuustokausittain tai useammin.

Tarkastuslautakunnan tehtäviin ei kuulu konserniin kuuluvien tytäryhteisöjen toiminnan ja talouden tarkastus. Tarkastuslautakunnalla ei ole oikeutta saada tietoja ja nähtäväkseen asiakirjoja suoraan tytäryhteisöjen toimielimiltä tai vastuuhenkilöiltä. Tarkastuslautakunnan tietojensaantioikeus tytäryhteisöistä rajoittuu 124 §:n mukaan konsernijohdon raportointiin ja muihin kunnan viranomaisten hallussa oleviin asiakirjoihin. Tarvittaessa kunta voi käyttää omistajanvaltaa tarpeellisten asiakirjojen saamiseksi tytäryhteisöiltä. Tarkastuslautakunnalla on oikeus saada kunnan viranomaisilta myös salassa pidettäviä tietoja ja asiakirjoja, joita se pitää tarpeellisena arviointitehtävän hoitamista varten. Tiedot voidaan antaa toimielimelle, ei esimerkiksi yksittäiselle jäsenelle. 

Tarkastuslautakunnan jäsenet toimivat tehtävässään virkavastuulla. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus tarkoittaa käytännössä sitä, että sellaista tietoa, joka on lailla säädetty salassa pidettäväksi, ei saa paljastaa sivulliselle. Salassa pidettävien tietojen paljastaminen ilman lakiin perustuvaa syytä merkitsee virkasalaisuuden rikkomista.

Lisätietoja konserniohjeluonnoksesta antaa vt. talousjohtaja Joni Partanen, puh. 044 4214300 tai sähköposti muodossa: etunimi.sukunimi@kajaani.fi. Lisätietoja tarkastuslautakunnan tehtävistä antavat hallintosuunnittelija Taina Juntunen tai tilintarkastaja Antti Kääriäinen. 

Perustelut

Konsernijaosto päätti käynnistää Kajaanin kaupungin konserniohjeen päivittämisen 24.2.2023 (§ 11) kokouksessaan.

Konserniohjetta on valmisteltu huomioimalla Kuntaliiton hyvän hallinnon ja johtamistavan suositus kuntakonserneissa, benchmarkkaamalla Oulun ja Kuopion konserniohjeet ja pyytämällä vapaamuotoiset lausunnot tytäryhteisöiltä ja tarkastuslautakunnalta konserniohjeeseen. Konserniohjeen keskeiset sisällölliset muutokset koskevat:

• konserniohjausta ja johtamista, lisätty konsernijaoston rooli,
• yhtiön hallituksen roolia,
• hallituksen jäsenen, hallituksen puheenjohtajan ja toimitusjohtajan ja muun johdon roolia,
• keskitettyjä konsernitoimintoja, joihin lisätty mm. henkilöstöpolitiikka.
• konsernivalvonnan ja riskienhallinnan järjestämistä.

Konsernijohdon ennakkokäsityksen hankkimista ja tiedottamisvelvoitetta (huolellisuusvelvoitetta) on täydennetty. Konsernijohdon ennakkokäsityksen antaa konsernijaosto tai kaupunginhallitus.

Liitteenä konserniohje.