Kuvaus
Kajaanin kaupungin aloitetoiminnan toimintasäännön mukaisesti kaikki Kajaanin kaupungin palveluksessa olevat henkilöt ja Kajaanin kaupungin työkohteissa työskentelevät muut henkilöt voivat tehdä aloitteen, jonka tavoitteena on edistää yhteistyötä ja saada hyvät ideat käyttöön sekä innostaa mahdollisimman moni mukaan työyhteisön kehittämiseen. Aloitteen voi tehdä yksin tai yhdessä ja aloite ratkaistaan sillä toimialalla, jossa se on tarkoitettu toteutettavaksi.
Hallinnon sihteeri Minta Rimpiläinen on tehnyt seuraavanlaisen aloitteen luottamushenkilöiden perehdyttämisen sähköinen oppaan laatimiseksi.
"Taustaa: Valtuustokausi vaihtuu neljän vuoden välein ja osa toimielinten kokoonpanoista kahden vuoden välein. Valtuustokauden alussa osa luottamushenkilöistä jatkaa luottamustoimessaan, osa aloittaa uutena ja osa lopettaa kokonaan luottamushenkilötoiminnan. Luottamushenkilöt valitaan toimielinten jäseniksi vaiheittain eri toimielimissä puolueiden paikkajakojen tuloksena. Toimielin jatkaa toimintaansa niin kauan, kunnes uusi toimielin on valittu.
Valtuustokauden vaihtumiseen liittyy erittäin paljon erilaista tietoa ja sen omaksumista, joka on ensisijaisen tärkeää saada valituille luottamushenkilöille tietoon mahdollisimman pian valintojen jälkeen.
Keväällä 2025 haasteelliseksi osoittautui se, että luottamushenkilö ei löytänyt tietoa tai tiennyt, kuka on viestin lähettänyt. Luottamushenkilöille lähetettiin sekä henkilökohtaiseen että luottamushenkilön sähköpostiin monia viestejä ja joidenkin kohdalla myös kontaktoitiin puhelimitse, kun huomasimme, että tarvittavat tiedot puuttuvat tai tietokoneet ovat noutamatta. Käytännön kokemus siis osoitti, että tieto siiloutui, muuttui matkalla ja lopulta lähetetty viesti myös hävisi muiden sähköpostien joukkoon.
Aloite: "Luodaan seuraavalle valtuustokaudelle luottamushenkilöille tarkoitettu Kajaanin kaupungin luottamustoimen sähköinen perehdyttämisen opas, johon on koottu keskitetysti kaikki luottamustoimen hoitamiseksi tarvittavat tiedot toimikauden alussa.
Tietoja ovat muun muassa henkilötietolomake, ohje verokortista sekä mahdollisen puolueveron valtakirjan toimittamisesta, sidonnaisuuksien ilmoittaminen, laitteet, verkkoon kirjautuminen, M365-tunnukset ja sähköposti, sähköiset kokoustyötilat ja niiden toiminnallisuudet, tietoturva ja tietosuoja, muut perehdytystilaisuudet, strategiatyö sekä valtuustoryhmien muodostamisasiakirjat. Oppaaseen voi linkittää myös toimielinpäätökset jäsenvalintojen jälkeen (virallisen tiedoksiannon jälkeen), tulevat kokousajankohdat sekä tietoa kokouspalkkioista ja niiden maksuaikatauluista. Oppaasta on tärkeää löytyä myös keskeisten palveluntuottajien yhteystiedot tai yhteydenottokanavat niissä tapauksissa, joita Kajaanin kaupungilla ei hoideta. Suositeltavaa on, että opas sisältää esittelyt myös kaupungin eri toimialoilta ja keskeisistä viranhaltijoista, videoina tai kuvina.
Aloitteen ideana on se, että tietoa voi päivittää reaaliaikaisesti eikä yhden tai useamman henkilön tarvitse lähettää räätälöityjä sähköpostiviestejä eri jakelulistoilla useampaan kertaan. Hyötynä on se, että kaikki tarvittava tieto löytyy kerralla kootusti yhdestä sijainnista, ajasta ja paikasta riippumatta. Tällöin opas on hallittu kokonaisuus sisäisesti ja ulkoisesti. Oppaan voi toteuttaa virtuaaliselle alustalle Kajaanin kaupungin graafisen ohjeistuksen mukaan esim. Padlet tai Moodlen kaltaiseen oppimisympäristöön tai muu vastaava.
Aloitteen tarkoituksena on varmistaa laadukas ja keskitetty perehdytysaineisto sekä luoda heti aluksi myönteinen kuva toimimisesta luottamushenkilönä Kajaanin kaupungilla. Oppaan myötä viestintä luottamushenkilöille tehostuu, on reaaliaikaista ja kaupungin ilmeen mukaista. Keskitetty opas myös parantaa osaltaan tietoturvaa, kun kaikki ohjeet ovat helposti luottamushenkilöiden saatavilla ja ajan tasalla yhdessä sijainnissa. Tarvitaan vain yksi linkki, joka on suojattu salasanalla ja erillistä käyttöoikeushallintaa ei oppaan osalta tarvitse tehdä.
Tämä malli puuttuu Kajaanin kaupungilta, mutta sen toteuttamiseksi tarvitaan yhteistyötä konsernipalveluiden kanssa: hallintopalvelut (yleishallinto, asianhallinta, sisäinen asiakaspalvelu, tietohallinto), elinvoimapalvelut (viestintä ja markkinointi), henkilöstöpalvelut ja talouspalvelut. Mallia voi pilotoida jo seuraavien kahden vuoden välein valittavien toimielinten kohdalla vuonna 2027, joita ovat kaupunginhallitus, johtokunnat ja jaostot."
Kyseinen aloite on tehty syksyllä 2025 ja sitä on lähdetty työstämään aktiivisemmin valmisteluryhmällä keväällä 2026. Tavoitteena on, että luottamushenkilöiden perehdyttämisen sähköinen opas olisi valmiina vuoden 2026 puolella ja sitä päästäisiin kokeilemaan käytännössä vuonna 2027. Perehdyttämisoppaaseen on otettu elementtejä sekä tehdystä aloitteesta että valmisteluryhmän omista havannoista ja ehdotuksista. Seuraavaa valtuustokautta ja uusia luottamushenkilöitä varten on myös muiltakin osin suunnittelussa perehdyttämiskokonaisuuden uudistamista.