KAJDno-2024-1090
Hallintosääntö 69 a §
Menettely:
Kajaanin kaupungissa on ollut varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen käytössä ProConsona päivähoito - järjestelmä. Kyseinen järjestelmä on aiemmin ollut käytössä kaikissa Kainuun kunnissa ja sen palvelin on sijainnut Kainuun soten ja myöhemmin Kainuun hyvinvointialueen palvelinsalissa. Kyseisen järjestelmän omistaja on kehittänyt uuden toiminnanohjausjärjestelmän varhaiskasvatukseen (Vesa) ja tämän kehitystyötä on seurattu myös Kajaanissa. Vesa aiottiin ottaa Kajaanissa käyttöön, mutta se todettiin tarpeisiimme toimimattomaksi. Lisäksi Kainuun hyvinvointialue on kesäkuun 2024 alussa ilmoittanut, ettei kyseinen palvelin voi enää jatkaa hyvinvointialueen palvelinsalissa vuoden 2025 alusta alkaen.
Jotta voidaan varmistaa uuden toiminnanohjausjärjestelmän soveltuvuus Kajaanin kaupungin varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen käyttöön, on varhaiskasvatuksen hallinnossa tehty selvitystyötä kunnan tarpeista sekä markkinoilla olevista vaihtoehdoista toiminnanohjausjärjestelmäksi. Hallinnossa tutustuttiin eri järjestelmiin esittelyiden kautta sekä kerättiin tietoa muista järjestelmää käyttävistä kunnista. Arvioinnin pohjalta eVaka- järjestelmä täyttäisi parhaiten kaupungin tarpeet toiminnanohjausjärjestelmältä. Kyseinen toiminnanohjausjärjestelmä on suurten kaupunkien yhdessä kehittämä ja perustuu avoimeen lähdekoodiin, joka on vapaasti kuntien käytettävissä. Käyttöönotto, ylläpito ja tukipalvelut on sen sijaan hankittava.
Sastamalan kunta on kilpailuttanut (sivistyslautakunta 31.1.2024 § 8) eVakaan liittyvät käyttöönoton, ylläpidon ja hankinnan palvelut vähintään kolmen kalenterivuoden ajalle. Kajaanin kaupungin on mahdollista liittyä hankintasopimukseen ja hankkia siten käyttöön eVaka- järjestelmä. Projektitoimituksen kustannukset olisivat 39 000 euroa (alv 0%) ja ylläpito- ja tukipalveluiden kustannukset olisivat 680 €/kk (alv 0%). eVaka on huomattavasti edullisempi kuin nykyinen järjestelmä. Talousarviossa vuodelle 2025 on varauduttu toiminnanohjausjärjestelmän muutoksesta tuleviin ylimääräisiin kustannuksiin.
Päätöksen perustelut:
Kajaanin kaupunki liittyy sopimuslaajennuksena Sastamalan kunnan kilpailuttamaan varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmään, koska arviointien perusteella se sopii parhaiten uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton aikatauluumme sekä on edullisin vaihtoehto.
Yritysvaikutusten arviointi:
Valittu toimittaja ei harjoita toimintaansa paikallisesti ja näin ollen hankinnalla ei ole suoranaisia vaikutuksia alueelliseen yritystoimintaan ja työllisyyteen.
Lisätietoja antaa: Tiina Nissinen, tiina.nissinen@kajaani.fi
Kajaanin kaupunki liittyy Sastamalan kunnan kilpailuttamaan varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmään vähintään kolmen kalenterivuoden ajaksi. Sopimuslaajennukseen liittymisen lisäksi hankinnasta tehdään kirjallinen yhteistyösopimus Sastamalan kunnan kanssa. Hankinnan arvo on laskettuna koko sopimuskaudelle 63 480 € alv 0%