KAJDno-2023-1165
Toimintasääntö 36 § kohta 7
Kajaanin koulutusliikelaitos on 26.9.2023 tehnyt sopimuksen Studyo Oy:n kanssa Atomi – automatisoitu opintotoimisto -järjestelmän käyttöönotosta ja käyttöoikeudesta. Järjestelmällä luodaan sähköisesti allekirjoitettuja todistuksia ja muita opiskeluun liittyviä otteita.
Kansallisarkiston päätöksen 17.11.2003 KA 321/43/3 mukaan tutkinto- ja erotodistukset liitteineen ovat pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Kansallisarkiston määräyksen 22.112.2021 mukaan pysyvästi säilytettävät asiakirjat arkistoidaan yksinomaan sähköisessä muodossa.
Kajaanin kaupungilla on käytössä pitkäaikaista säilytystä varten sähköinen arkisto X-archive, jonka toimittaja on twoday oy.
Molemmilta järjestelmätoimittajilta on pyydetty tarjous integraatiosta, jossa pysyvästi arkistoitavat asiakirjat saadaan siirrettyä Atomista X-archiveen. Studyo Oy:n 30.4.2025 toimittaman tarjouksen työmääräarvion (10-15 htp) mukainen kustannus on enimmillään 15 750 €. Työ laskutetaan toteutuneiden tuntien mukaan. Lisäksi vuotuinen tuki- ja ylläpitokustannus 2 280 €. twoday Oy:n tarjouksen 13.5.2025 työmääräarvion (6,5 htp) mukainen hinta on 6 971 €, lisäksi vuosittainen tuki- ja ylläpitokustannus 1 800 €.
Lisätietoja asiasta antaa Teemu Pääkkönen, sähköposti muodossa etunimi.sukunimi@kao.fi
Päätän hankkia integraatiotyön Atomi-järjestelmästä kaupungin käytössä olevaan X-Archiveen Studyo Oy:n ja twoday Oy:n tarjousten mukaisesti toteutuneiden työtuntien mukaan työmääräarvioiden mukaiseen yhteishintaan 39 041€, sisältäen integraation rakentamisen sekä neljän vuoden tuki- ja ylläpitokustannukset.