§ 3 Suorahankintapäätös eVaka toiminnanohjausjärjestelmän ylläpidon hankinnasta vuodelle 2025

Päätöksen peruste

Hallintosääntö 69 a §

Kuvaus

Menettely:

Kajaanin kaupungissa on ollut varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen käytössä ProConsona päivähoito - järjestelmä. Kyseinen järjestelmä on aiemmin ollut käytössä kaikissa Kainuun kunnissa ja sen palvelin on sijainnut Kainuun soten ja myöhemmin Kainuun hyvinvointialueen palvelinsalissa. Kainuun hyvinvointialue on kesäkuun 2024 alussa ilmoittanut, ettei kyseinen palvelin voi enää jatkaa hyvinvointialueen palvelinsalissa vuoden 2025 alusta alkaen.

Jotta voidaan varmistaa sujuva toiminta lasten huoltajien ja varhaiskasvatuksen järjestäjän kanssa vuoden 2025 alusta Kajaanin kaupunki ottaa käyttöön eVaka -järjestelmän, joka on avoimella lähdekoodilla toteutettu. Ylläpitosopimus solmitaan Haltu Oy:n kanssa yhden (1) vuoden määräajaksi ajalle 1.1.-31.12.2025. Hankinnan arvo on 800 €/kk alv 0 % eli vuodelle 2025 9 600 € alv 0 %. Kajaanin kaupunki käynnistää ylläpitoa koskevan kilpailutuksen heti alkuvuodesta 2025. 

Päätöksen perustelut: 

Kajaanin varhaiskasvatuksen piirissä on noin 1750 lasta ja varhaiskasvatuspalveluiden järjestämisen edellytyksenä on sujuva ja toimiva sähköinen asiointi nykyisen järjestelmän käytön päättyessä varhaiskasvatuksen järjestäjästä riippumattomista syistä (Kainuun hyvinvointialueen ilmoitus palvelimen ylläpidon päättymisestä).  EVaka-järjestelmä mahdollistaa lapsen huoltajan ja varhaiskasvatuksen järjestäjän (Kajaanin kaupunki) sähköisen ja tietoturvallisen asioinnin hakemusten, päätösten ja viestinnän osalta ja se saadaan käyttöön riittävän nopealla aikataululla tammikuun 2025 alkuun mennessä. EVaka-järjestelmässä huoltaja voi tehdä sähköisesti esim. seuraavia asioita: huoltaja hakee lapselle varhaiskasvatuspaikkaa kunnalliseen varhaiskasvatukseen

• huoltaja hakee lapselle yksityisen varhaiskasvatuksen palveluseteliä 
• huoltaja ilmoittaa lapsen esiopetukseen ja hakee lapselle esiopetusta täydentävää varhaiskasvatuspaikkaa 
• huoltaja vahvistaa vastaanottavansa lapselle myönnetyn varhaiskasvatus-/esiopetuspaikan
• huoltaja ilmoittaa tulotietonsa varhaiskasvatuksen asiakasmaksun/varhaiskasvatuksen palvelusetelin arvon määrittelemiseksi 
• huoltaja toimittaa työnantajan todistuksen vuorotyöstä vuorovarhaiskasvatuksen paikkapäätöstä varten 
• huoltaja saa tiedoksi varhaiskasvatuksessa tehdyt lapsikohtaiset paikka-, maksu- ja palvelusetelipäätökset 
• huoltaja ilmoittaa kunnalliseen varhaiskasvatukseen lapsen läsnä- ja poissaolot sekä lapsen loma-ajat 
• huoltaja ja varhaiskasvatuksen henkilöstö viestivät keskenään 
• huoltaja irtisanoo lapsen varhaiskasvatuspaikan  

Yritysvaikutusten arviointi:

Valittu toimittaja ei harjoita toimintaansa paikallisesti ja näin ollen hankinnalla ei ole suoranaisia vaikutuksia alueelliseen yritystoimintaan ja työllisyyteen. 

Lisätietoja antaa: Kaisa Mattila, kaisa.mattila@kajaani.fi

Päätös

Päätän, että Kajaanin kaupungin varhaiskasvatuksen toimiala ottaa käyttöön eVaka -järjestelmän, joka on avoimella lähdekoodilla toteutettu. Ylläpitosopimus solmitaan Haltu Oy:n kanssa yhden (1) vuoden määräajaksi ajalle 1.1.-31.12.2025. Hankinnan arvo on 800 €/kk alv 0 % eli vuodelle 2025 9 600 € alv 0 %. Kajaanin kaupunki käynnistää ylläpitoa koskevan kilpailutuksen heti alkuvuodesta 2025.