Perustelut
Kajaanin kaupungin hallintosäännön mukaan kaupunginhallitus vastaa siitä, että asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta on määritelty kunnan eri tehtävissä.
Asiakirjahallinnon tehtävänä on luoda edellytykset sille, että asiakirjat palvelevat tiedon lähteinä elinkaarensa kaikissa vaiheissa tietoturva ja tietosuoja huomioiden. Hyvä asiakirjahallinto tukee kaupungin omien tehtävien suorittamista, toteuttaa julkisuusperiaatetta, edistää hyvää tiedonhallintatapaa sekä ottaa huomioon yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvan ja tietosuojan. Asiakirjat palvelevat myös tiedon ja tutkimuksen lähteinä. Asiakirjojen käsittelyssä on huomioitava mm. tiedonhallintalain, arkistolain, julkisuuslain ja tietosuojalainsäädännön vaatimukset.
Asiakirjahallinnon toimintaohje on velvoittava ohjeistus asiakirjallisen tietoaineiston käsittelyyn Kajaanin kaupungissa. Ohje koskee kaikkia asiakirjallisia aineistoja käsittelevää henkilökuntaa, luottamushenkilöitä ja palveluntuottajia.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Jari Tolonen, Kaupunginjohtaja, jari.tolonen@kajaani.fi
Kaupunginhallitus hyväksyy liitteenä olevan Kajaanin kaupungin asiakirjahallinnon toimintaohjeen.