Perustelut
Kaupungin toiminnasta suuri osa toteutetaan yhteistyössä sopimuskumppanien kanssa. Mm. ostopalvelujen ja tavarahankintojen osuus oli vuonna 2023 noin 31 % kaupungin toimintakuluista. Hankintasopimusten lisäksi tehdään hyvin monenlaisia sisällöltään merkittäviä sopimuksia, mm. yhteistyösopimukset, yhtiöoikeudelliset sopimukset, vuokrasopimukset, maankäyttöön liittyvät sopimukset ym. Sopimusten merkittävyyden vuoksi sopimusoikeudellisten perusperiaatteiden osaaminen on tärkeää. Sopimusten sisältö ja ehdot tulee suunnitella ja kirjata siten, että osapuolille on selvää mitä heiltä edellytetään. Sopimusrikkomusten reklamointi ja vahingonkorvaussäännökset sekä sopimuskauden aikainen sopimusseuranta tulee olla kunnossa. Sopimuksilla tulee huolehtia siitä, että kaupungin taloudelliset ja toiminnalliset tavoitteet toteutuvat.
Sopimusten laatimisen, niiden sisällöllisen laadun varmistamisen ja seurannan varmistamiseksi on laadittu sopimushallinnan ohje, joka on tarkoitettu kaikille kaupunkikonsernin työntekijöille ja viranhaltijoille, jotka osallistuvat sopimushallintaan eri rooleissa (valmistelijana, sopimusyhteyshenkilönä, käyttäjänä ym.). Ohjeessa määritellään toimijoiden vastuut ja roolit, sopimusten sisällöt sekä velvoitetaan sopimusseurantaan ja tarvittaessa reklamointiin tai muihin toimenpiteisiin. Sopimuksista lähetetään toimialoille ajantasainen yhteenveto kaksi kertaa vuodessa. Ohjeistuksella ja sen noudattamisella kyetään ennakoimaan ja hallitsemaan sopimushallinnan riskejä sekä parantamaan sopimushallinnan laatua.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Jari Tolonen, Kaupunginjohtaja, jari.tolonen@kajaani.fi
Kaupunginhallitus hyväksyy liitteenä olevan Sopimushallinnan toimintaohjeen.
Päätös
Hyväksyi.
Asianhallintapäällikkö Anne Korhonen osallistui kokoukseen asian käsittelyn ajan.