KAJDno-2020-851
Hallintosääntö 69 a §
Menettely:
Kajaanin kaupunki on neuvotellut Visma Consulting Oy:n (nyk. Twoday Oy) kanssa sähköisen säilytysjärjestelmän hankinnasta keväällä 2020 ja päätynyt suorahankintaan. Hallintojohtajan päätöksessä 26.6.2020 § 11 on todettu, että hankinta tehdään 2 vuoden määräajaksi ja hankintaa voidaan jatkaa tilaajan päätöksellä alkuperäisin ehdoin kahdella (1+1) optiovuodella. Kunkin optiovuoden käytöstä on sovittu ilmoitettavaksi erikseen. Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä. Ensimmäisen optiovuoden jälkeen on huomattu, että palveluntuottajan toiminta on tilaajan toimintaa tukevaa ja järjestelmään on rakennuttu tarvittavia integraatioita muiden ohjelmien ja sähköisen arkiston välille. Näin ollen toisen (2.) optiovuoden käyttäminen on perusteltua ja hankintasopimuksen muuttaminen toistaiseksi voimassa olevaksi 1.6.2025. Sähköiseen arkistoon tehdään päivitys sopimustoimittajan tarjouksen 20.10.2023 mukaisella hinnalla vuoden 2023 aikana.
Päätöksen perusteet
Hankintasopimus Visma Consulting Oy: n kanssa on tehty 1.6.2021 ja se on voimassa 2 vuotta allekirjoituspäivästä.
Hankinnassa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE2014 PALVELUT.
Hankintaan osallistuneilta saatujen palautteiden perusteella voidaan todeta, että sopimustoimittajien toiminta on ollut sellaista, että hankintasopimuksia voidaan jatkaa toisen (2.) vuoden optiolla hankintasopimuksessa määritellyin ehdoin ja hankintasopimuksen muuttaminen 1.6.2025 alkaen toistaiseksi voimassa olevaksi perusteltua.
Yritysvaikutusten arviointi Sopimustoimittaja ei harjoita toimintaansa paikallisesti ja näin ollen hankinnalla ei ole suoranaisia vaikutuksia alueelliseen yritystoimintaan ja työllistymiseen.
Lisätietoja antaa Anne Korhonen, anne.korhonen@kajaani.fi.
Päätän, että Kajaanin kaupungin sähköisestä arkistointihankinnasta tehdyn viranhaltijapäätöksen 26.6.2020 § 11 sisältämä toinen (2.) optiovuosi ajalle 1.6.2024 - 31.5.2025 otetaan käyttöön. Hankintasopimus muutetaan 1.6.2025 alkaen toistaiseksi voimassa olevaksi. Hankinnan arvo on neljälle vuodelle laskettuna 140.784 euroa (alv 0 %). Sähköinen arkisto päivitetään sopimustoimittajan tarjouksen 20.10.2023 mukaisella hinnoittelulla 9 900 @ alv 0% tuoreempaan versioon (5.5.0).