KAJDno-2018-758
Hallintosääntö 69 a §
Menettely:
Kajaanin kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeessa on kuvattu kirjanpidon ja maksuliikenteen sisäistä valvontaa ja laskujen käsittelyyn liittyviä sisäisen valvonnan toimia. Ohjeen mukaan laskun asiatarkastajan on tarkastettava, että lasku, tilaus ja toimitus vastaavat toisiaan ja että lasku täyttää kirjanpito- ja arvonlisäverolain vaatimukset.
Perustelut:
Kajaanin kaupungilla on 8.6.2018 allekirjoitettu toistaiseksi voimassa oleva runkosopimus entisen Qvalia Oy:n, nykyisen Ryan Finland Oy:n kanssa arvonlisäveroon liittyvien laadunvarmistuspalvelujen tuottamisesta. Jokaisesta erikseen sovittavasta laadunvarmistuspalvelusta laaditaan toimeksianto ja allekirjoitetaan erillinen liite. Kajaanin toimeksiannosta Ryan Finland Oy toteutti vuonna 2022 ostoaskuaineiston arvonlisäverojen laaduntarkastuksen tilikausien 2019-2021 osalta. Arvonlisäveron laaduntarkistuksen analyysin lopputuloksena vähentämättä jäänyttä arvonlisäveroa saatiin palautettua kaupungille korkoineen 148 956,75 euroa.
Kajaanin kaupunki toteuttaa sisäisen valvonnan toimenpiteenä kirjanpitoaineiston arvonlisäverojen laadun tarkastamisen myös tilikauden 2022 osalta. Ryan Finland Oy:ltä hankittava palvelu sisältää väärinkäsitellyn tai -veloitetun suomalaisen tai ulkomaisen arvonlisäveron oikaisun ja virheellisesti kirjatun, raportoidun tai väärin jaksotetun arvonlisäveron, virheellisen toimittajahinnoittelu, kaksi kertaa maksetun, ylisuoritetun maksun tai saamattoman hyvityksen tai muun virheellisyyden korjaamisen koskien kirjanpitoa valitulta tilikaudelta. Ryan Finland toimittaa tarkastuksesta yhteenvetona löydöslistan ja avustaa varojen takaisinhalussa.
Kajaanin kaupungin talousjärjestelmä on vaihtunut vuoden 2023 alusta ja tämän vuoksi nykyisen sopimustoimittajan valinta suorittamaan kirjanpitoaineiston arvonlisäverojen tarkastaminen vuodelta 2022 on perusteltua, koska toimittajalla on olemassa valmis malli toteutukseen ja pohjadata vanhasta talousjärjestelmästä on muodostettava joulukuun 2023 aikana.
Ryan Finland Oy veloittaa palvelusta provision, joka on 50 % tosiasiallisesti kaupungin tilille palautuneiden oikaisujen määrästä 50.000 euroon asti ja 30 % hyvityksestä 50.000 euroa ylittävältä osalta (ALV 0 %).
Tarkastus aloitetaan vuoden 2024 puolella. Tarkastuksen avulla saavutetaan mahdollisuus varojen palautukseen, laatuvirheiden korjaamiseen sekä havaitaan kehitysmahdollisuudet.
Lisätietoja antaa Joni Partanen, joni.partanen@kajaani.fi
Päätän että, Kajaanin kaupunki hankkii Ryan Finland Oy:ltä kirjanpitoaineiston arvonlisäverojen laaduntarkastamisen tilikauden 2022 osalta.
Hankinnan kokonaisarvo määräytyy Ryan Finland Oy:lle maksettavan provision mukaisesti, joka on 50 % kaupungin saamasta hyvityksesta 50.000 euroon asti ja 30 % hyvityksestä 50.000 euroa ylittävältä osalta (ALV 0 %).