Kaupunginhallitus, kokous 6.6.2023

Perustelut

Vuoden 2020 alussa voimaan tulleessa tiedonhallintalaissa (906/2019) on säädetty tiedonhallintayksikön velvollisuudeksi laatia ja ylläpitää tiedonhallintamallia.

Tiedonhallintamalli on kuvaus tiedonhallintayksikössä toimivien viranomaisten tehtävien hoidossa toteuttamasta tiedonhallinnasta. Malli on kuvaus toimintaprosesseista, niissä käytettävistä tietojärjestelmistä keskinäisine yhteyksineen, sekä organisaation hallussa olevista tietoaineistoista.

Tiedonhallintamalli on laadittava ja ylläpidettävä palvelujen, asiankäsittelyn ja tietoaineistojen hallinnan suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi. Sen avulla toteutetaan tiedonsaantia koskevia oikeuksia ja rajoituksia, vähennetään moninkertaista tietojenkeruuta, toteutetaan tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteen toimivuutta ja ylläpidetään tietoturvallisuutta. Tiedonhallintamallia voidaan hyödyntää muutostilanteissa arvioitaessa muutoksen taloudellisia ja toiminnallisia riskejä, muutosten ohjauksen tehokkuutta sekä toisaalta järjestelmien yhteentoimivuutta ja tietoturvallisuuden toteutumista sekä investointien kannattavuutta.

Kajaanin kaupunki on tiedonhallintalain tarkoittama tiedonhallintayksikkö. Kajaanin kaupungin tiedonhallintamalli on suunniteltu ja laadittu tiedonhallintalautakunnan antaman suosituksen mukaisesti v. 2020. Lähtökohtana on ollut, että kuvaustason tulee olla sellainen, että siitä saadaan mahdollisimman paljon hyötyjä - sekä tiedon tarvitsijoille että toimialoille tiedonhallinnan kehittämiseen. Siksipä kuvauksiin on kerätty mahdollisuuksien mukaan tietoja laajemmin, kuin mitä lainsäädäntö edellyttää. Tiedonhallintamalli on rakennettu osaksi tiedonhallinnan kokonaisarkkitehtuurikuvauksia. Tiedonhallintamallin rakenne on esitetty liitteenä olevassa kuvauksessa. Varsinainen tietosisältö on koottu tämän hetkisen tilanteen mukaan, mutta tiedot muuttuvat toiminnan muuttuessa. Samoin kerättävää tietosisältöä voidaan tarvittaessa lisätä. Tiedonhallintamalli on elävä kuvaus, jonka tulee vastata kaupungin toiminnan nykytilaa.

Hallintosäännön 56a §:n mukaan kaupunginhallitus vastaa siitä, että tiedonhallintalain vastuut, käytännöt ja valvonta on määritelty kunnassa sekä vastaa  tiedonhallintalain mukaisten kuvausten koostamisesta ja ylläpidosta.

Päätösehdotus

Esittelijä

Kaupunginhallitus hyväksyy Kajaanin kaupungin tiedonhallintamallin liitteenä olevan kuvauksen mukaisena.

Päätös

Hyväksyi.