KAJDno-2020-851
Hallintosääntö 69 a §
Kajaanin kaupunki on hallintojohtajan päätöksellä 23.6.2020 § 11 hankkinut Visma Conculting Oy:ltä X-Archive sähköisen tiedon säilytysjärjestelmän ja X-DSS -sähköisen allekirjoituspalvelun. Hallintojohtajan päätöksellä 11.1.2022 § 1 on hankittu sähköisen allekirjoituspalvelun lisenssien laajennus koskemaan myös X-Sign -manuaalista allekirjoituspalvelua.
Seuraavana vaiheena on ollut määritellä suurimpien asiakirjavolyymien asiakirjatyypeille käyttöä yksinkertaistavia allekirjoitus-työnkulkuja, joihin integroidaan myös suora arkistoliittymä.
Ympäristöteknisen toimialan aluesuunnittelussa on todettu tarve suunnitelma-asiakirjojen sähköiseen allekirjoitukseen ja arkistointiin. Yhden kohteen suunnitelma-asiakirjoihin sisältyy useita kymmeniä erityyppisiä asiakirjoja. Suunnitelma-asiakirjat ovat pysyvästi arkistoitavia ja Kansallisarkisto 22.12.2021 on määrännyt kaikki pysyvästi arkistoitavat asiakirjat sähköisessä muodossa säilytettäväksi 1.1.2022 alkaen.
Visma Consulting Oy (23.11.2022 alkaen twoday Oy) on 10.11.2022 tehnyt tarjouksen uuden työnkulun kehitystyöstä sisältäen suunnitelma-asiakirjojen sähköisen allekirjoituksen ja automaattisen siirron arkistoon toteuttamisen. Tarjouksessa mukana oleva koulutus ei sisälly hankintaan.
Päätöksen perustelut:
Sähköisellä työnkululla vähennetään merkittävästi manuaalisesti tehtävää työtä (suunnitelma-asiakirjojen tulostus, allekirjoitus, skannaus ja siirto sähköiseen arkistoon asiakirja kerrallaan) sekä vähennetään paperinkulutusta. Hankinta suoritetaan suorahankintana, koska kyseessä on jo hankittujen järjestelmien jatkokehitystyöstä.
Lisätietoja antaa:
Anne Korhonen, anne.korhonen@kajaani.fi
Päätän hankkia twoday Oy:lta X-Sign allekirjoituspalvelun kehitystyön aluesuunnittelun suunnitelma-asiakirjojen sähköiseen allekirjoitukseen ja arkistoiniin tarjouksen mukaisesti (pl. koulutus) kokonaishintaan 16.350 euroa alv. 0 %.