Tarkastuslautakunta, kokous 19.1.2021

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 3 Hallinnon ja talouden tarkastuspalvelut tilikausille 2021-2024 ja kahden vuoden optio (1+1)

KAJDno-2020-1063

Valmistelija

  • Henna Väätäinen, Lakimies, henna.vaatainen@kajaani.fi
  • Taina Juntunen, Hallintosuunnittelija, taina.h.juntunen@kajaani.fi

Perustelut

Tilintarkastajien valinnan valmistelu on kuntalain (410/2015 121 §) mukaan osa tarkastuslautakunnan vastuulle kuuluvaa hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestämistä sekä kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamista.

Kuntalain 122.1 §:n mukaan valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön. Kunnan tytäryhteisön tilintarkastajaksi tulee valita kunnan tilintarkastusyhteisö, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä (122.2 §).

Hankintamenettelyn vaiheet

Tarkastuslautakunta on käsitellyt Kajaanin kaupungin ja sen ty­tär­yh­tiöi­den tilintarkastuspalveluita koskevan tarjouspyynnön ko­kouk­ses­saan 3.11.2020, § 57, ja hankinta toteutettiin avoimena me­net­te­ly­nä.Tarjouspyyntö on lähetetty julkaistavaksi julkisten hankintojen ilmoituskanavaan Hilmaan 12.11.2020 ilmoitusnumerolla 2020–058241. Ilmoitus on julkaistu EU:n virallisessa lehdessä (EUVL) numerolla 2020/S 224–550740. Tarjoukset tuli laa­tia ja palauttaa Ka­jaa­nin kau­pun­gin sähköisen Clou­dia-tar­jous­pal­ve­lun kautta mää­rä­ai­kaan 15.12.2020 klo 12.00 mennessä. Tar­jous­ten edellytettiin olevan voi­mas­sa 30.6.2021 saakka.

Tarjouspyyntö koski Kajaanin kaupungin hallinnon ja talouden tar­kas­tuk­sen (65 päivää/vuosi) sekä kaupungin tytäryhteisöjen la­ki­sää­tei­sen tilintarkastuksen (55 päivää/vuosi) suorittamista tilikausina 2021-2024 (sekä optio 1+1). Lisäksi pyydettiin tarjousta kaupungin EU-hankkeiden tar­kas­ta­mi­ses­ta (arviolta 3 päivää/vuosi) sekä Kajaanin Am­mat­ti­kor­kea­kou­lu Oy:n projektien tarkastuksesta (arviolta 6-10 päivää/vuosi).

Tarjousten avauspöytäkirjan ovat allekirjoittaneet sähköisesti vahvaa tunnistautumista käyttän 15.12.2020 hankinta-asiantuntija Erja Tuovinen klo 12.34 ja hallintosuunnittelija Taina Juntunen klo 12.36, ja avauspöytäkirja, tarjouspyyntö, tarjoukset sekä tar­jous­ten vertailutaulukko ovat päätöksentekijöiden näh­tä­vi­nä kokouksessa. Hankintaa kos­ke­vat asia­kir­jat tulevat julkisiksi asianosaisille sen jälkeen, kun kau­pun­gin­val­tuus­to on tehnyt asiaa koskevan hankintapäätöksen. Ul­ko­puo­li­sil­le asiakirjat tu­le­vat julkiseksi hankintaa koskevan so­pi­muk­sen tekemisen jälkeen (JulkL 7.2 §). Liikesalaisuuden piiriin luokitellut tarjouksiin liittyvät asiakirjat ovat salassapidettäviä.

Määräaikaan 15.12.2020 klo 12 mennessä saapuivat seuraavat tar­jouk­set: 15.12.2020 klo 10.44 BRO Audiator Oy ja 15.12.2020 klo 9.18 KPMG Oy Ab.

Hankinta toteutetaan hankintalain sekä sen nojalla annettujen alem­manasteisten säädösten mukaisesti, ja hankinnassa noudatetaan jul­kis­ten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE-palvelut 2014 päivitysversio 042017.

Tarkastuslautakunta tekee ehdotuksen kau­pun­gin­val­tuus­tol­le Ka­jaa­nin kaupungin ja sen tytäryhtiöiden tilintarkastusyhteisön va­lin­nas­ta. Lopulliset päätökset tytäryhtiöiden tilintarkastusyhteisön valinnasta tehdään tytäryhtiöissä, ja tytäryhtiöt tekevät tilintarkastuksen järjestämisestä myös omat sopimuksensa siten kuin heidän säännöissään on määrätty.

Hankintaa koskeva päätös annetaan tiedoksi tarjousten jättäjille säh­köi­ses­ti sen jälkeen, kun kau­pun­gin­val­tuus­ton asiaa koskeva pöytäkirja on tarkastettu. Ilmoitus pää­tök­ses­tä saapuu tarjouksen jättäneiden tilintarkastusyhteisöjen ilmoittaman yh­teys­hen­ki­lön sähköpostiin. Kajaanin kaupungin ja valittavan ti­lin­tar­kas­tus­yh­tei­sön kesken laaditaan kirjallinen hankintasopimus.

Tilintarkastajan soveltuvuus

Tilintarkastajan soveltuvuutta on arvioitu seuraavasti:

Kaupungin päävastuullisella JHT-tarkastajalla tulee olla vähintään kol­men vuoden yhtäjaksoinen kokemus kunnan tai kuntayhtymän ti­lin­tar­kas­tuk­ses­ta ja tarkastustiimin vä­hin­tään yh­dellä  JHT/JHTT-ti­lin­tar­kas­ta­jal­la  vä­hin­tään kahden vuoden kokemus kun­nan tai kun­ta­yh­ty­män tilintarkastuksesta vuosina 2017-2020. Lisäksi on edellytetty, että tarkastustiimissä on eri­tyis­osaa­mista ar­von­li­sä­ve­ro­tuk­sen, tietohallintojärjestelmien, varainhankinnan, si­joi­tus­toi­min­nan ja suojaustoiminnan tar­kas­tuk­sen osa-alueilta.

Tytäryhtiöiden osalta tilintarkastusyhteisön on nimettävä vas­tuun­alai­sek­si tilintarkastajaksi henkilö, jolla on KHT- tai HT-tutkinto ja jol­la on yhtäjaksoisesti vähintään kahden (2) vuoden kokemus kun­nal­lis­ten yhtiöiden tilintarkastuksesta vuosilta 2017-2020. Lisäksi on edel­ly­tet­ty, että yhteisön on nimettävä päävastuulliseksi tilintarkastajaksi henkilö, jolla on kaukolämpötoimialan ja energiatoimialan syvällinen osaaminen, sähkömarkkinalain tunteminen sekä Loiste-konsernia vastaavankokoisten energiatoimialan yritysten yhtäjaksoinen vähintään kahden vuoden pituinen tarkastusosaaminen ja –kokemus päävastuullisena tilintarkastajana.

Lisäksi on edellytetty, että päävastuullisella tilintarkastajalla on vähintään kahden vuoden pituinen tarkastusosaaminen ja –kokemus osakeyhtiömuotoisen ammattikorkeakoulun päävastuullisena tilintarkastajana sekä kokemusta eri rahoittajalähteiden projektien tarkastuksesta.

Tämä kriteeristö vastaa Kajaanin kaupungin ja sen tytäryhtiöiden ti­lin­tar­kas­tuk­sel­le asetettavia tarpeita ja on suhteutettu hankinnan luon­tee­seen ja laajuuteen.

Päätöksenteon perusteet

Tarjouspyynnön 12.11.2020 mukaiset arviointiperusteet ovat hinta 60 pistettä (60 %) ja laatu 40 pistettä (40 %) eli ko­ko­nais­ta­lou­dellinen edullisuus

Halvimmalle hyväksyttävälle tarjoukselle (alv 0 %) annetaan 60 pis­tet­tä. Muiden tarjousten hintapisteet saadaan käänteisessä suh­tees­sa halvimpaan tarjoukseen verrattuna seuraavan kaavan avulla: hal­vin tarjous/verrattava tarjous * maksimipisteet.

Tarkastuspäivä on 7,5 tuntia, ja siihen eivät sisälly matka-ajat. Tarjoushinta sisältää kaikki tarjoajan kulut matka-, majoitus-  päiväraha ym. kustannuksineen.

Laatupisteiden painoarvo on 40 pistettä. Tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan on tullut pyynnöstä esittää vaaditut selvitykset, todistukset ja/tai muut liitteet.  Cloudia-ohjelmasta voidaan tulostaa yhteenveto, jon­ka perusteella tarjoajien jättämiä tietoja voidaan verrataan ja arvioida tasapuolisesti kes­ke­nään. Yhteenveto on päätöksentekijöiden nähtävänä kokouksessa.

Laatua on arvioitu kaupungin päävastuullisen JHT-tilintarkastajan osalta ko­ke­muk­sel­la, eli päätoimisesti tehtyjen tarkastusvuosien määrällä vuo­si­na 2017-2020. Kokemuksen tulee olla kunnista, liikelaitoksista ja kun­ta­yh­ty­mis­tä. 

Tarkastustiimin yhden JHT/JHTT-tilintarkastajan kokemusta on ar­vioi­tu pää­toi­mi­ses­ti teh­ty­jen tarkastusvuosien määrällä vuosina 2017-2020. Tarkastustiimiin kuu­lu­vien auktorisoidun tilintarkastajan ja auktorisoimattoman ti­lin­tar­kas­ta­jan kokemusta on arvioitu ko­ke­mus­vuo­sien määrällä.

Tytäryhtiöiden KHT/HT-vastuunalaisella tilintarkastaja tulee olla yhtäjaksoisesti vähintään kahden vuoden kokemus kunnallisten yhtiöiden tilintarkastuksesta.

Kaupungin päävastuullisen JHT-tilintarkastajan KHT-auktorisoinnista on voinut saada 5 lisäpistettä ja HT-auktorisoinnista 2 lisäpistettä, mut­ta kuitenkin yhteensä enintään 5 lisäpistettä (vain toinen auk­to­ri­soin­ti otetaan huomioon). Auktorisoidun avustavan tilintarkastajan ko­ke­mus­vuo­sis­ta on voinut saada enintään 7 pistettä ja auk­to­ri­soi­mat­to­man tarkastajan kokemusvuosista enintään 3 pistettä.

Laatupisteet on tarkistettu voittaneen tarjouksen osalta vertaamalla tarjoajien Clou­dia-järjestelmään syöttämiä tietoja toimitettuihin asiakirjoihin. Mikäli ko­ko­nais­pis­teet menisivät tasan, edullisimmaksi katsotaan tarjous, jonka laa­tu­pis­teet ovat korkeammat.

Asia käsitellään tarkastuslautakunnassa puheenjohtajan selostuksen pohjalta. Hankintojen ja kilpailutuksen asiantuntijaksi kokoukseen on kutsuttu lakimies Henna Väätäinen.

Lisätietoja asiasta antaa tarkastuslautakunnan puheenjohtaja Ari Toppinen,  lakimies Henna Väätäinen, puh. 044 710 0994 sähköposti muodossa: etunimi.sukunimi@kajaani,fi tai hallintosuunnittelija Taina Juntunen, puh. 044 710 0212 tai sähköposti muotoa: etunimi.h.sukunimi@kajaani.fi.

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Ari Toppinen, ari.toppinen@live.com

Tarkastuslautakunta tekee hallinnon ja talouden tarkastuspalveluiden järjestämistä v. 2021-2024 koskevan päätösehdotuksen kaupunginvaltuustolle.

         

Päätös

Merkittiin, että Henna Väätäinen poistui kokouksesta klo 16.57.

Puheenjohtaja teki seuraavan muutetun päätösehdotuksen:

Tarkastuslautakunta toteaa, että

– kysymys on EU-kynnysarvon ylittävästä kilpailutuksesta           

 - molemmat määräaikaan mennessä saapuneet  tarjoukset täyttivät tarjoajille ennalta asetetut kelpoisuusehdot ja tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaiset     

 - lautakunta suoritti tarjousvertailun ennalta asetettujen valintaperusteiden ja painoarvojen mukaisesti. Tarjouspyynnön 12.11. 2020 mukaiset arviointiperusteet ovat hinta 60 % ja laatu 40 %, ja päätös tulee tehdä kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisesti.   

Tarkastuslautakunta esittää kaupunginvaltuustolle, että

- Kajaanin kaupungin vuosien 2021 -2024 (1+1 vuoden optio) hallinnon ja talouden tarkastuspalveluiden suorittajaksi valitaan tilintarkastusyhteisö Kpmg Oy Ab,  joka on tehnyt kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen ja

- samalla esitetään Kajaanin kaupungin tytäryhteisöille, että tytäryhteisöiden tilintarkastusyhteisöksi valitaan kuntalain 122 §:n mukaisesti kaupungin valitsema tilintarkastusyhteisö.

Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo sopimusajalle optiot mukaan lukien on 356 820 euroa.

Yritysvaikutusten arviointi kaupunginhallituksen 21.8.2013, § 177, päätöksen mukaisesti: KPMG Oy:llä on toimipiste Kajaanissa, joten se on paikallisesti toimintaa harjoittava yritys/yksikkö.

 

Lautakunta hyväksyi puheenjohtajan muutetun päätösehdotuksen.