Kaupunginvaltuusto, kokous 29.5.2017

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 28 Tilintarkastajan laatima selvitys Kajaste-hankkeesta

KAJDno-2017-431

Aikaisempi käsittely

Perustelut

Tarkastuslautakunta 24.4.2017 § 25:

"Kajaanin kaupunki on tilannut talous- ja palkkahallinnon palvelut 1.1.2017 alkaen Kunnan Taitoa Oy:ltä (Kajaste-hanke). Kuntien Tiera Oy on tehnyt tietojärjestelmiin vaadittavat työt. Hallintojohtaja Tuija Aarnio antoi 11.4.2017 kokouksessa  selvityksensä Kajaste-hankkeen toteutuksesta.

JHT/KHT Antti Kääriäinen esitteli tarkastuslautakunnalle 11.4.2017 yhteenvedon Kajaanin kaupungin ja sen liikelaitosten tilikauden 2016 tarkastuksesta. Tilintarkastajan raportti on JulkL 24.1 §:n 15-kohdan perusteella salassa pidettävä asiakirja. Raportin johdosta tarkastuslautakunta päätti tilata KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy:ltä erityistarkastuksen ja lausunnon Kajaste-hankkeesta.  KPMG:n erityistarkastus on rajattu aikavälille 17.11.2015-31.3.2017. Lautakunnan valtuuttamana puheenjohtaja Markku Tolonen on 12.4.2017 allekirjoittanut toimeksiantokirjeen KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy:n kanssa. Toimeksiantokirjeessä on sovittu toimeksiannon sisältö, aikataulu ja asiakkaan vastuut sekä KPMG:n henkilöstö ja resurssit erityistarkastuksen suorittamiseen.

Toimeksiantotyön tulee olla valmiina 21.4.2017 klo 16 mennessä. Tilintarkastaja esittelee selvitystyön tuloksen kokouksessa.

Lisätietoja asiasta antaa tarkastuslautakunnan puheenjohtaja Markku Tolonen, puh. 040 568 2585 tai sähköposti: ruuperi(@)suomi24.fi.

Puheenjohtajan ehdotus: Tarkastuslautakunta keskustelee ja päättää tilintarkastusyhteisön laatiman selvityksen pohjalta jatkotoimista.
 

Päätös: Merkittiin, että Sanna Kemppinen saapui kokoukseen klo 10.31 tämän asian käsittelyn aikana ja poistui klo 12.11.

Merkittiin, että tarkastuslautakunta piti tauon klo 12.11-13.00.

Puheenjohtaja teki seuraavan muutetun päätösehdotuksen.

Tarkastuslautakunta toteaa KPMG:n tekemän erityistarkastusraportin Kajaste-hankkeen kustannusarvion ylittymisestä (21.4.2017 Antti Kääriäinen), selvitys hankkeen toteutuksesta (11.4.2017 hallintojohtaja Tuija Aarnio) ja suullisten kuulemisten perusteella seuraavaa:

Kajaste-hankkeeseen liittyvät (pää)sopimukset Tiera Oy/Taitoa Oy ja niiden noudattaminen

KPMG:n 21.4.2017 raportin mukaan projektista ei ollut kokonaissuunnitelmaa (tätä projektia varten olevaa projektisuunnitelmaa), vastuunjakotaulukko RACI-matriisi puuttui, Kajaanin kaupunki on hankkinut Tieralta projektipalvelut Tiera ERP-palvelujen käyttöönottoa varten (projektinjohtaja) ja työn sisältöä vaatimuksineen/vastuineen ei ole kirjallisesti dokumentoitu. Muun muassa edellä mainitut keskeiset puutteet ovat johtaneet puutteelliseen raportointiin, puutteelliseen seurantaan, puutteelliseen reklamointiin ja puuttteelliseen projektin kokonaisjohtamiseen.

Kaupunginvaltuuston Kajaste-hankkeeseen liittyvien päätösten ja hallintosäännön noudattaminen ja kaupunginhallituksen antamien talousarvion täytäntöönpano-ohjeiden noudattaminen

Kaupunginhallitus on 17.11.2015, 229 §, päättänyt hankkia henkilöstö- ja taloushallinnon tukipalvelut 1.1.2017 alkaen Kuntien Taitoa Oy:ltä ja irtisanoa Kainuun Sotelta vastaavat palvelusopimukset 1.1.2017 alkaen. Valtuusto on hyväksynyt 1 milj. euron investointimäärärahan 7.12.2015, 63 §, vuoden 2016 talousarvion.

Kaupunginhallitus on käsitellyt 26.1.2016, 19 §, Kajaste-hankkeeseen liittyvät sopimukset. Hankkeen kokonaiskustannusarvioksi arvioitu noin 1 milj. euron määräraha on varattu v. 2016 talousarvioon kertainvestointina, jatkuvan palvelun alkuvaiheen palvelulaajuudella 190 000 euroa/vuosi ja nousevat käyttöönotettavien järjestelmien määrän  noustessa tasolle 270 000 euroa/vuosi. Taitoan vuosikustannus vuodelle 2017 on 892 800 euroa.

Palvelutuotannon lähtökohtana on se, että kaupunki saa sopimuksen mukaiset vähintään kaikki ne palvelut, jotka on aiemmin saatu Kainuun Sotelta

Kaupunginhallitus on päättänyt 13.9.2016, 144 §, siirtää talousarviossa 2016 investointikohdassa "irtain omaisuus" kaupunginhallituksen toimialalla olevat määrärahat yhteensä 450 000 euroa Taitoa/Tiera kertainvestointiin.

Kaupunginhallitus esittää 14.3.2017, 53 §, kaupunginvaltuustolle Kajaste-hankkeen investointimäärärahan korottamista 1 194 129,60 eurolla. Tieto ylittymisestä on ollut keväällä 2016 ja viimeistään 1.11.2016, ja kun pääkirjan mukaan määräraha on ylittynyt, olisi talousarviomuutos tullut viedä kaupunginhallituksen käsiteltäväksi.

Mahdolliset toimivallan ylitykset Kajaste-hankkeen yhteydessä

Projektipäälliköitä Erja Niittyviita, Sanna Kemppinen ja Tuula Romppanen ei ole virallisesti nimetty, eikä heidän vastuitaan ole määritelty, joten näin ollen he eivät ole voineet ylittää toimivaltaa. Heikki Mattila on nimetty sopimuksessa projektijohtajaksi, mutta hänen vastuitaan ei ole tarkemmin yksilöity eikä dokumentoitu, joten toimivallan ylitystä ei voida tutkia hänen osaltaan. Mattilan sopimuksen on allekirjoittanut hallintojohtaja Tuija Aarnio, sopimusta ei ole käsitelty kaupunginhallituksessa, ja näin ollen ei ole voitu todentaa Tuija Aarnion toimivaltaa asiassa.

Kaupunginjohtaja Jari Tolonen on toiminut Kajaste-hankkeen kaupunginhallituksen esittelijänä, ja hänellä ei ole ollut aktiivista roolia hankkeessa. Kaupunginhallituksen johtosäännön 10 §:n mukaan kaupunginjohtajan tehtävä on myös valvoa toimialojen ja keskushallinnon toimintaa sekä valmistelua niin luottamuselin- kuin viranhaltijatoiminnan osalta. Kaupunginhallituksen esittelijänä kaupunginjohtaja on osaltaan vastuussa siitä, että talousarvion ylitykset tuodaan kaupunginhallituksen käsiteltäväksi viipymättä.

Talousarvion täytäntöönpano-ohjeen noudattaminen

Kajaste-hanketta on seurattu 31.10.2016 ja raportoitu kaupunginhallitukselle. Talouden seurantaraporttia ei ole käsitelty kaupunginhallituksessa 30.11.2016 ja 31.12.2016 tilanteessa, jolloin talousarvion ylitys on tapahtunut. Erityistarkastuksessa on havaittu joitain puutteita sopimusten noudattamisessa ja päätöksentekoprosessissa; talousarviomuutosta ei ole viety käsittelyyn ajoissa ja kaikkia hankkeeseen liittyviä päätöksiä ei löytynyt. Myös laskuja on hyväksytty vielä määrärahojen ylittymisen jälkeen ja laskuista ei ole reklamoitu kustannusten ylittyessä.

Kaupunginhallituksen talousarvion täytäntöönpano-ohjeen mukaan laskujen oikeellisuudesta ja määrärahan riittävyydestä on vastuussa laskujen hyväksyjä. Kajaste-hankkeen kaikki laskut on hyväksynyt hallintojohtaja Tuija Aarnio.

Kajaste-hankkeeseen on alunperin varattu talousarviossa 1 milj. euroa. 31.3.2017 on kulunut 3,0 milj. euroa investointiin ja 0,26 milj. euroa käyttötalouteen.

Tarkastuslautakunta kysyy kaupunginhallitukselta:

1. Mikä on hankkeen lopullinen kustannus tai luotettava ennuste kustannuksista.

2. Toteutuuko 26.1.2016, 19 §, kaupunginvaltuuston palvelutuotannon lähtökohta, että kaupunki saa sopimuksen mukaisesti vähintään kaikki ne palvelut, mitä on aiemmin saatu Kainuun Sotelta sopimuksen mukaisin hinnoin huomioiden Kajaanin kaupungille siirtynyt lisätyö.

3. Kehottaa kaupunginhallitusta neuvotteluun Tieran ja Taitoan välillä raportissa olevien erimielisyyksien ratkaisemiseksi ja reklamointiin.

4. Miten harkinnanvaraisiin virkavapauksiin tulisi suhtautua jatkossa.

5. Miksi hankkeesta päätettäessä ei huomioitu Arviointikertomuksen 2015, sivut 7 ja 23, tarkastuslautakunnan kehotusta huolellisempaan valmisteluun ennen hankkeisiin ryhtymistä.

6. Aiheuttaako puutteellinen valmistelu ja ohjeistuksen laiminlyönti vastuullisille viranhaltijoille moitteita tai muita sanktioita.

7. Kaupunginhallitus harkitsee, onko tarkoituksenmukaista jatkaa henkilöstöhallinnon Populus/HR SAP:n kehittämistä ja käyttöönottoa, vai olisiko syytä siirtyä Populus-palkanlaskentajärjestelmän käyttöön.

8. Miten  kaupunginhallitus on varautunut henkilöstöresurssien (5,3 htv) lisäämiseen, mikäli HR SAP-järjestelmän käyttöönottoa jatketaan.

Lautakunta hyväksyi puheenjohtajan muutetun päätösehdotuksen ja päätti, että tilintarkastajan raportti voidaan julkaista kokouksen jälkeen tilintarkastusyhteisö KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy:n luvalla."

Päätösehdotus

Esittelijä

Jari Tolonen, Kaupunginjohtaja, jari.tolonen@kajaani.fi

Kaupunginhallitus merkitsee tilintarkastajan laatiman erityistarkastusraportin tiedoksi ja vie sen edelleen tiedoksi kaupunginvaltuustolle.

Tarkastuslautakunnan kysymyksiin vastaaminen ja toimenpiteisiin ryhtyminen laitetaan keskushallinnon valmisteluun.

Päätös

Hyväksyi.

Hannu Juntunen toimi puheenjohtajana tämän asian kohdalla.

Valmistelija

  • Tuija Aarnio, Hallintojohtaja, tuija.aarnio@kajaani.fi

Päätösehdotus

Kaupunginvaltuusto merkitsee tilintarkastajan laatiman erityistarkastusraportin tiedoksi.

Päätös

Merkitsi tiedoksi.


Muutoksenhaku

 

Valmistelua ja täytäntöönpanoa koskevaan päätökseen ei saa hakea muutosta.

Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 91 §