Kaupunginvaltuusto, kokous 25.9.2017

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 64 Arviointikertomus vuodelta 2016

KAJDno-2017-149

Aikaisempi käsittely

Valmistelija

Eeva Suomalainen, Talousjohtaja, eeva.suomalainen@kajaani.fi

Perustelut

Tarkastuslautakunta on esittänyt kaupunginvaltuustolle, että se pyytää arviointikertomuksessa esitetyistä havainnoista ja esityksistä kaupunginhallituksen selvitykset niistä toimenpiteistä ja aikatauluista, mihin esitysten johdosta ryhdytään. Selvitysten tulee olla valmiina niin, että se voidaan käsitellä kaupunginvaltuustossa syyskuun 2017 loppuun mennessä.

1. Tarkastuslautakunta toteaa, että strategisista tavoitteista ovat vain harvat toteutuneet. Tavoiteltua nollatulosta ei ole saavutettu peruskaupungin osalta, mutta kaupungin ja liikelaitosten tulos yhteensä oli 2,1 milj. euroa.

Kaupunginjohtaja Jari Tolonen, hallintojohtaja Tuija Aarnio, talousjohtaja Eeva Suomalainen, tekninen johtaja Timo Soininen, sivistysjohtaja Mikko Saari:

Talousarvion 2018 ja taloussuunnitelman 2019-2020 laadintaohje on valmisteltu siitä lähtökohdasta, että taloussuunnitelma on tasapainossa (tulot kattavat menot). Kaupunginhallituksen 15.8.2017 hyväksymä laadintaohje perustuu kaupunkistrategian tavoitteisiin ja siinä on huomioitu yllä esitetty tarkastuslautakunnan havainto.

Lähtökohtana on, että syksyllä 2017 valmisteltava Kajaanin kaupungin talousarvio vuodelle 2018 ja taloussuunnitelma vuosille 2019-2020 on tasapainossa (=nollatulos saavutetaan).

2. a) Tarkastuslautakunta haluaa vastauksen siihen, miten keskushallinto ja korkein viranhaltijajohto aikovat korjata virheelliset toimintatavat ja palauttaa tarvittavan huolellisuuden asioiden valmisteluun.

b) Tarkastuslautakunta toteaa, että muun muassa tiedolla johtamisen apuvälineet (keskeinen taloutta ja toimintaa kuvaava tieto hallinnon strategisen suunnittelutyön käytössä) eivät ole toteutuneet. Tarkastuslautakunta uudistaa suosituksensa hankkeiden huolellisemmasta valmistelusta.

Kaupunginjohtaja Jari Tolonen, hallintojohtaja Tuija Aarnio ja talousjohtaja Eeva Suomalainen:

Kajaste – hankkeeseen liittyneet toiminnalliset ja taloudelliset haasteet ja hankkeesta seuranneet tapahtumat ovat vaikuttaneet keskushallinnon toimintaan ja henkilöstöön. Kajaste – hankkeen tapahtumien johdosta tavoitteena on selvittää vuosina 2017-2018 keskushallinnon palvelujen järjestämisvaihtoehtoja. Kiireellisimpänä toimenpiteenä on talouspalvelujen keskittäminen keskushallintoon, joka toteutetaan alustavan suunnitelman mukaan vuoden 2017 aikana.

Keskushallinnon palvelut tulee järjestää siten, että palvelut tuotetaan laadukkaasti ja hyvän hallinnon periaatteita noudattaen. Organisaatiorakenteen tulee tukea sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämistä.

Kajaanin kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohje, joka sisältää sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteiden määrittelyn, on valmisteltu ja se on tarkoitus käsitellä kaupunginvaltuustossa 25.9.2017 tai 6.11.2017. Ohjeesta pyydetään lausunnot toimielimiltä, tilintarkastajalta, tarkastuslautakunnalta, liikelaitoksilta ja tytäryhteisöiltä, mikä vaikuttaa käsittelyaikatauluun.

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeessa annetaan tarkat määräykset sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttamisesta Kajaanin kaupunkiorganisaatiossa. Ohje sisältää myös määräykset hankkeiden (projektien) hallinnointiin liittyvistä asioista. Tavoitteena on, että hankkeiden hallinnointiin liittyvät vastuukysymykset ovat selkeät ja että hankkeiden hallinnointi toteutetaan säännösten ja määräysten edellyttämällä tavalla. Edellä mainituilla määräyksillä pyritään siihen, että kaupungin hallinto (mukaan lukien hankehallinnointi) toteutetaan sääntöjen ja määräysten sekä hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti.

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeen toimeenpanossa keskitytään tilivelvollisten viranhaltijoiden ja esimiesten kouluttamiseen ja tietoisuuden kasvattamiseen sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan liittyvistä asioista. Ohje käydään läpi työyksikkökokouksissa ja siitä tiedotetaan henkilöstölle.

Päätösten valmistelussa kiinnitetään jatkossa erityistä huomiota siihen, että päätösten taloudelliset vaikutukset esitetään kirjallisessa muodossa päätöksenteon yhteydessä. Kustannusarvioiden tulee perustua dokumentoituun aineistoon tai asiantuntija-arvioihin ja niiden tulee olla realistisia. Mahdolliset riskit kustannusten nousuun/ylittymiseen tulee kirjata päätöksenteon yhteydessä.

Talousarvion toteutumisen seurannan osalta toteutetaan uutta sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjetta ja talousraportointi tehdään säännöllisesti kaupunginhallitukselle, toimielimille ja liikelaitosten johtokunnille. Jatkossa talousjohtaja antaa toimielimille ja liikelaitoksille ohjeet talousarvion muutosten esittämisestä siten, että muutokset voidaan käsitellä talousarviovuoden aikana.

3. Kajaste – selvityksen yhteydessä on käynyt ilmi, että selkeästi toimimattomista tietojärjestelmän osista tulee luopua.

Hallintojohtaja Tuija Aarnio ja talousjohtaja Eeva Suomalainen

Kaupunginhallitus on tehnyt päätöksen (20.6.2017 § 153) siitä, että kaupunki luopuu Tiera ERP HCM – henkilöstöhallinnon toiminnanohjausjärjestelmästä ja siirtyy käyttämään ainoastaan Populus – palkanlaskentaohjelmistoa. Luopumispäätöksen taloudelliset vaikutukset huomioidaan talousarvion 2017 muutosesityksessä sekä seuraavassa osavuosikatsauksessa. Samalla kaupunginhallitus on päättänyt käynnistää neuvottelut Kuntien Tiera Oy:n kanssa ERP SAP HCM – järjestelmän luopumisesta aiheutuvista kustannuksista.

4. Tarkastuslautakunta suosittaa, että kaupungin korjauskelvottomat, jäännösarvoltaan vähäiset, rakennukset purettaisiin. Rakennusten purkaminen vaikuttaa tulokseen heikentävästi, mutta pitkällä aikavälillä vaikutus on kuitenkin positiivinen.

Tekninen johtaja Timo Soininen:

Talousarviossa on ympäristöteknisen toimialan tilakeskuksella ollut tavoitteena kaupungin omistaman rakennuskannan vähentäminen vuosittain noin yhden prosentin verran. Tässä on onnistuttu hyvin. Kaupungin rakennusomaisuus on salkutettu ja korjausvelan hallintaa varten on laadittu ja päivitetään viisi vuotta eteenpäin tähtäävä investointiohjelma, jossa näkyy tuleva rakennusten peruskorjaustarve. Vuoden 2018 talousarvioon ja vuosien 2019 – 2020 taloussuunnitelmaan ympäristötekninen toimiala tulee esittämään yhtenä toimintalinjana käytöstä poistuvien suojeltujen rakennusten suojelustatuksen selvittämisen seuraavalla periaatteella:

Rakennus, jolle kaupungilla ei ole käyttöä, ja jota ei saada myydyksi, on purettava ja vapautuva tontti hyödynnettävä uuteen käyttötarkoitukseen tarvittaessa asemakaavan muutoksella.

Jos rakennus on asemakaavamääräyksellä suojeltu, asemakaava on muutettava siten, että suojelumääräys poistetaan. Tämä ei koske todellisia arvorakennuksia. Jos suojelumääräystä ei voida poistaa, pidetään rakennus kunnossa kaupungin varoin suojelusyistä.

Mikäli kaupunginvaltuusto hyväksyy tämän toimintalinjauksen, käynnistyy selvitys vuonna 2018 ja toteutuu vuosina 2019 – 2020.

5. Tarkastuslautakunta kiinnitti huomiota jo vuonna 2015 koskevassa arviointikertomuksessaan siihen, että liikelaitosten ja peruskaupungin rahojen ja pankkisaamisten osalta ovat käytössä konsernitilin lisäksi sisäiset yhdystilit. Suositus oli, että yhdystileistä luovutaan. Tarkastuslautakunta uudisti edellä mainitun suosituksensa arviointikertomuksessa 2016.

Talousjohtaja Eeva Suomalainen:

Kajaanin kaupungin talous- ja palkkahallinnon palveluntuottajana aloitti 1.1.2017 alkaen Kunnan Taitoa Oy. Palveluntuottajavaihdoksen yhteydessä myös talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmät muuttuivat. Palveluntuottaja- ja tietojärjestelmämuutokset tarkoittivat isoa toiminnallista muutosta talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseihin. Muutoksen toimeenpano on edelleen kesken ja prosessien vastuunjakokysymyksiä selvennetään koko ajan yhteistyössä palveluntuottajan kanssa.

Edellä mainituista syistä johtuen sisäisistä yhdystileistä ei ole luovuttu. Iso tietojärjestelmämuutos on työllistänyt taloushallinnon henkilöstöä koko kaupunkiorganisaatiossa ja esimerkiksi laskutusliittymiin ja myyntilaskutukseen on liittynyt isoja haasteita.

Tilanteen tasapainottaminen ja perusprosessien (osto- ja myyntilaskujen käsittely ja laskutuksen sujuvuus) kuntoon saattaminen ovat olleet taloushallinnon henkilöstön ensisijaisia tehtäviä. Jotta tilanteesta ei aiheutuisi lisää ylimääräistä työtä, palvelukatkoja ja harmia asiakkaille, on päätetty, että sisäisistä yhdystileistä luopuminen tehdään vasta tilanteen vakiinnuttua. Sisäisistä yhdystileistä luopuminen edellyttää, että tietojärjestelmät toimivat moitteettomasti ja perusprosessit ovat kunnossa. Tämänhetkisen arvion mukaan luopuminen voidaan tehdä aikaisintaan vuonna 2018.

6. Tarkastuslautakunta toteaa, että sivistystoimen toimintakate on ylittynyt 560 000 eurolla ja että tietohallintopäällikön ja muiden keskeisten viranhaltijoiden vaihtuminen/tilapäisratkaisut vaikuttavat kehittämistyöhön. Muun maussa tiedolla johtamisen apuvälineet (keskeinen taloutta ja toimintaa kuvaava tieto hallinnon strategisen suunnittelutyön käytössä) eivät ole toteutuneet:

Sivistysjohtaja Mikko Saari ja perusopestulosalueen johtaja Päivi Rissanen

Tiedolla johtamisen kehitystyötä on suunniteltu tehtävän linjassa ja yhteistyössä keskushallinnon kanssa, mutta tietojärjestelmien uudistuksen haasteista sekä henkilövaihdoksista johtuen asetettuja tavoitteita ei ole voitu edistää.

Perusopetuksen tulojen toteutumattomuus johtui pääosin perusopetusta koskevien hankkeiden sisältöjen painotusten muutoksesta. Tuloarvio 2016 perustui perusopetuksen tulojen osalta vuoden 2015 hyvään hankerahoitukseen sekä syksyllä 2015 olleeseen tietoon mm. kärkihankerahoituksen kohdistumisesta kuntiin. Tuloarvio tehtiin 2015 hyvin toteutuneiden hankkeiden perustalta ja näille arvioitiin jatkoa rahoituksen osalta. Hankkeiden sisällölliset painotukset kuitenkin muuttuivat, minkä vuoksi rahoitusta ei saatu. Rahoitusten painopisteet muuttuivat ja kärkihankkeen myöntäminen viivästyi valtiolla vuoden 2016 loppuun saakka. Näiden syiden vuoksi arvioitu rahoitus ei toteutunut (n. 600 000 euron arvio). Lisäksi kotikuntakorvausten määrä toteutui noin 300 000 euroa arvioitua heikommin.

Varhaiskasvatus sekä kulttuurin tulosalue toteutuivat talousarviota paremmin, ja perusopetus heikommin edellä mainitun heikon tulokertymän vuoksi. Perusopetuksen menot toteutuivat talousarvion mukaisesti. Koko kaupunkia koskeva lomapalkkavaruksen ohjaaminen toimialoille niiden koon suhteessa heikensi sivistystoimialan toimintakatetta noin 300 000 euroa, jonka vuoksi talousarviossa päädyttiin 560 000 euroa talousarviota heikompaan tulokseen. Jatkossa on koko kaupungin osalta haettava ne alueet / yksiköt, joissa kertyy lomapalkkavarausta, jotta menot pystytään kohdentamaan oikein ja tarvittaessa vaikuttamaan lomapalkkavaruksen kertymää ehkäisevästi.

Päätösehdotus

Esittelijä

Jari Tolonen, Kaupunginjohtaja, jari.tolonen@kajaani.fi

Kaupunginhallitus antaa tarkastuslautakunnalle yllä olevan selvityksen ja lähettää sen tiedoksi kaupunginvaltuustolle.

Lisäksi kaupunginhallitus ohjeistaa toimielimiä, liikelaitoksia ja tytäryhteisöjä kiinnittämään huomiota tarkastuslautakunnan vuoden 2016 arviointikertomuksen havaintoihin ja ottamaan ne huomioon vuoden 2018 talousarvion laadinnassa.

Päätös

Hyväksyi.

Valmistelija

Taina Juntunen, Hallintosuunnittelija, taina.juntunen@kajaani.fi

Päätösehdotus

Tarkastuslautakunta on jättänyt arviointikertomuksen vuodelta 2016  kaupunginvaltuuston käsiteltäväksi ja

 - esittää, että kaupunginvaltuusto pyytää arviointikertomuksessa esitetyistä havainnoista ja esityksistä kaupunginhallituksen selvitykset niistä toimenpiteistä ja aikatauluista, mihin esitysten johdosta ryhdytään.

Selvitysten tulee olla valmiina niin, että ne voidaan käsitellä kaupunginvaltuustossa syyskuun 2017 loppuun mennessä.

Päätös

Hyväksyi.

Päätös

Hyväksyi.


Muutoksenhaku

 

Valmistelua ja täytäntöönpanoa koskevaan päätökseen ei saa hakea muutosta.

Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §